El Modelo General de Sistemas en la Compañía

El Modelo General de Sistemas en la Compañía

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Teoría General de Sistemas

Introducción

Los analistas y diseñadores de sistemas de información basan sus trabajos en la generación de modelos que permitirán la resolución de problemas. Estos modelos se clasifican en cuatro tipos básicos: físicos, narrativos, gráficos y matemáticos. Todos ellos facilitan tanto la comprensión como la comunicación, y el modelo matemático tiene la característica especial de predecir el futuro.

Algunos modelos representan sus entidades de forma muy específica, mientras que otros lo hacen de manera muy general. Un modelo general tiene la ventaja de aplicar a una amplia variedad de situaciones. Se presenta un modelo general de una compañía que consiste tanto en un sistema físico como en un sistema conceptual. El sistema físico incluye un elemento de entrada, un elemento de transformación y un elemento de salida, además establece una ruta para el flujo de recursos físicos. El sistema conceptual consiste en datos e información que representan el sistema físico.

Las partes integrales del sistema conceptual son un ciclo de retroalimentación, un mecanismo de control y los estándares de desempeño. El mecanismo de control en una compañía comercial está representado por la gerencia, y el ciclo de retroalimentación está representado por el flujo de información. Se obtienen datos del sistema físico y se transforman en información por medio de un procesador de información.

Los gerentes comparan la información del procesador de información con los estándares que especifican niveles aceptables o intervalos de desempeño, y deciden actuar sólo cuando el desempeño se sale del intervalo aceptable. El desempeño podría ser mejor o peor que el esperado. El concepto de atender sólo actividades que ameritan la atención del gerente se denomina administración por excepción. Un concepto similar, que se ocupa de los factores críticos para el éxito, implica vigilar unas cuantas acciones selectas que contribuyen al éxito de la compañía.

Una vez que la gerencia determina que deben efectuarse cambios al sistema físico, esas decisiones se comunican a los elementos apropiados del sistema.
Puesto que el modelo general de sistemas de la compañía representa todos los tipos de organizaciones y muestra cómo se usa la información para manejar una organización, resulta un modelo útil tanto para los gerentes como para los especialistas en información.

Modelos

Un modelo es una abstracción de algo; representa algún objeto o actividad, que se denomina entidad. Los gerentes usan modelos para representar los problemas que es preciso resolver. Los objetos o actividades que causan problemas son las entidades.

Hay cuatro tipos básicos de modelos:

a. Modelos físicos
b. Modelos narrativos
c. Modelos gráficos
d. Modelos matemáticos

a. Modelos Físicos: Un modelo físico es una representación tridimensional de su entidad. Los modelos físicos que se usan en el mundo de los negocios incluyen modelos a escala de centros comerciales y prototipos de automóviles nuevos.

El modelo físico tiene un uso que no puede tener el objeto real. Por ejemplo, son mucho menos costosos para quienes invierten en un centro comercial o en la fabricación de automóviles hacer cambios en los diseños de sus modelos físicos que en los productos finales mismos.

De los cuatro tipos de modelos, es probable que el modelo físico sea el que menor valor tiene para el gerente de negocios. Generalmente no es necesario que un gerente vea algo en una forma física para poder entenderlo o usarlo en la resolución de problemas.

b. Modelos Narrativos: Un tipo de modelo que los gerentes usan a diario rara vez se reconoce como un modelo. Se trata del modelo narrativo, que describe su entidad con palabras verbales o escritas. El escucha o lector puede entender la entidad a partir de la narrativa.

Todas las comunicaciones de negocios son modelos narrativos, lo que convierte al modelo narrativo en el tipo de modelo más utilizado.

c. Modelos Gráficos: Otro tipo de modelo que se usa todo el tiempo es el modelo gráfico. Un modelo gráfico representa su entidad con una abstracción de líneas, símbolos o figuras. En los negocios se usan modelos gráficos para comunicar información.

Los informes anuales de muchas corporaciones a sus accionistas contienen gráficas multicolores que comunican la condición financiera de la compañía. También se usan gráficas para comunicar información a los gerentes.

Modelos Matemáticos: Al modelo matemático se debe la mayor parte del interés actual en el modelado de negocios. Cualquier fórmula o ecuación matemática es un modelo matemático. Muchos de los modelos matemáticos que los gerentes de negocios usan no son más complejos que el que se emplea para calcular la EOQ:

EOQ= √ _2PS_
M

Donde P es el costo de compra unitario (en dólares), S son las ventas anuales (en unidades) y M es el costo anual de mantenimiento por unidad (en dólares). El costo de mantenimiento incluye todos los costos en que se incurre al almacenar el artículo, como seguro, desperdicio y pérdida por robo.

El modelo de EOQ emplea una sola ecuación. Algunos modelos matemáticos usan cientos o incluso miles de ecuaciones. Por ejemplo, un modelo de planificación financiera creado por la Sun Oil Company durante los primeros años de su sistema de información gerencial usaba aproximadamente 2000 ecuaciones. Los modelos grandes de este tipo tienden a ser complejos y difíciles de usar. La tendencia actual es hacia el uso de modelos más pequeños cuyo propósito es ayudar a ciertos gerentes a resolver problemas específicos.

Una gran ventaja del modelo matemático es la precisión con que describe las relaciones entre las partes de un objeto. Las matemáticas manejan relaciones que se expresan en más de las dos dimensiones del modelo gráfico o las tres dimensiones del modelo físico.

Para el matemático y para el gerente que reconoce la complejidad de los sistemas de negocios, la capacidad multidimensional del modelo matemático es muy valiosa.

3. USOS DE LOS MODELOS

Los cuatro tipos de modelos facilitan tanto la comprensión como la comunicación. Los modelos matemáticos tienen, además, una capacidad de predicción.

a. Facilitar la Comprensión: Un modelo generalmente es más sencillo que su entidad. Es más fácil entender la entidad si sus elementos y sus interrelaciones se presentan de manera simplificada.

Los cuatro tipos de modelos llegan a variar en sus detalles. Un modelo físico puede representar sólo las características de interés; una narrativa puede reducirse a un resumen; un diagrama puede mostrar sólo las principales relaciones; y una ecuación matemática puede contener sólo ingredientes primarios.

En cada caso, se procura presentar el modelo en una forma simplificada. Una vez que se han entendido estos modelos sencillos, se pueden hacer más complejos gradualmente para representar con mayor exactitud sus entidades. Sin embargo, los modelos sólo representan sus entidades, nunca son idénticos a ellas.

b. Facilitar la comunicación: Una vez que la persona que va a resolver el problema entiende la entidad, es común que necesite comunicar ese entendimiento a otros. Quizá el analista de sistemas deba comunicarse con otros miembros del equipo que van resolver el problema.
Los cuatro tipos de modelos comunican información con rapidez y exactitud a las personas que entienden el significado de las formas, palabras, gráficos y fórmulas matemáticas.

c. Predecir el Futuro: La precisión con que el modelo matemático puede representar su entidad le confiere una capacidad especial que no pueden ofrecer los otros tipos de modelos. El modelo matemático puede predecir lo que puede ocurrir en el futuro, pero no es 100% exacto. Ningún modelo es tan bueno. Dado que casi siempre es necesario suponer cosas acerca de gran parte de los datos que se alimentan del modelo, el gerente debe aplicar su juicio e intuición para evaluar los resultados

Sistema Físico

El Sistema Físico: El sistema físico de la compañía transforma recursos de entrada en recursos de salida. Los recursos de entrada provienen del entorno de la compañía, ocurre una transformación y se devuelven recursos de salida al mismo entorno.

Por tanto, el sistema físico de la compañía es un sistema abierto, que interactúa con su entorno por medio de flujos de recursos físicos

Aunque la figura representa cualquier tipo de compañía, resulta especialmente fácil percibir su correspondencia con una operación de manufactura en la que materias primas se transforman en productos terminados. Los otros tres recursos físicos –máquinas, dinero y recursos humanos- también fluyen.

b. Flujo de materiales: Los materiales de entrada se reciben de los proveedores de materias primas, piezas y componentes ensamblados. Estos materiales se conservan en un área de almacenamiento hasta que se requieren para el proceso de transformación.

Luego, pasan a la actividad de manufactura. Al término de la transformación, los materiales, que ahora están en su forma acabada, se colocan en un área de almacenamiento hasta ser entregados a los clientes.

En una empresa manufacturera, son dos las áreas funcionales que intervienen en este flujo de materiales. La función de manufactura transforma la materia prima en productos terminados y la función de mercadotecnia distribuye los productos finales a los clientes. Estas dos áreas deben funcionar juntas para facilitar el flujo de materiales.

c. Flujo de personal: Las entradas de personal se originan en el entorno. Los prospectos de empleados llegan de la comunidad global y tal vez de los sindicatos laborales y los competidores. Este aporte de personal generalmente es procesado por la función de recursos humanos y luego se asigna a diferentes áreas funcionales.

Mientras están en esas áreas, los empleados intervienen en el proceso de transformación, ya sea de manera directa o indirecta. Algunos de los empleados salen de la compañía poco tiempo después de ingresar en ella. Otros se quedan hasta su retiro. La función de recursos humanos procesa la terminación, y el recurso se devuelve al entorno.

d. Flujo de máquinas: Las máquinas se obtienen de proveedores y por lo regular permanecen en la compañía durante largos periodos, de tres a veinte años aproximadamente. Tarde o temprano, todas las máquinas regresan al entorno en forma de cambios por modelos nuevos o como chatarra.

Mientras están en la compañía, las máquinas casi nunca se almacenan; más bien están disponibles continuamente, ya sea como camiones de entrega en la división de mercadotecnia, calculadoras de escritorio en el departamento de contabilidad, o prensas taladradoras en la división de manufactura.

En virtud de tener fuentes de suministro especiales, no almacenarse dentro de la compañía y tener destinos de desecho especiales, el flujo de máquinas es el más directo de los flujos de recursos físicos. Por otra parte, el control del flujo de máquinas está disperso entre todas las áreas que usan las máquinas.

e. Flujo de dinero: El dinero se obtiene primordialmente de los dueños, que proporcionan capital de inversión, y de los clientes de la compañía, que proporcionan ingresos por ventas.

Otras fuentes incluyen las instituciones financieras, que otorgan préstamos y pagan intereses por inversiones, y el gobierno, que proporciona dinero en forma de préstamos y subvenciones.
Aunque varias fuentes proporcionan dinero, la responsabilidad primaria de controlar el flujo de dinero recae sobre la función financiera.

El flujo de dinero a través de la firma es inusitado en un sentido. Casi nunca interviene dinero físico. Más bien, hay un flujo de algo que representa dinero: cheques, vales de tarjeta de crédito e incluso transacciones en forma electrónica. Sólo en el nivel de venta al detalle el dinero en efectivo cambia de manos, e incluso aquí está cediendo terreno a otras formas de pago.

Así, el flujo de dinero conecta a la compañía con sus instituciones financieras, clientes, proveedores, accionistas y empleados. En algunos casos, la compañía retiene fondos especiales durante largo tiempo. Un ejemplo es un certificado de depósito a cinco años. En otros casos hay un recambio rápido de dinero, como cuando los ingresos por ventas se convierten rápidamente en cheques a pagar a proveedores y empleados

El Sistema Conceptual

Algunos sistemas abiertos pueden controlar sus propias operaciones; otros no. El control se logra por medio de un ciclo que se incorpora en el sistema.

El ciclo, llamado ciclo de retroalimentación, proporciona un camino para que viajen señales del sistema a un mecanismo de control, y del mecanismo de control de vuelta al sistema.

El mecanismo de control es un dispositivo de algún tipo que usa las señales de retroalimentación para evaluar el desempeño del sistema y determinar si se requieren acciones correctivas.

a. Sistemas de ciclo abierto Un sistema sin ciclo de retroalimentación ni mecanismo de control se denomina sistema de ciclo abierto.

Es probable que haya unas cuantas compañías de negocios del tipo de ciclo abierto. Son sistemas abiertos, pero los mecanismos de retroalimentación y control no funcionan como debieran. Las compañías se embarcan en un curso determinado y nunca cambian de dirección. Si se salen de control, nada se hace para reestablecer el equilibrio, y se tiene como resultado la destrucción del sistema (quiebra).

b. Sistemas de ciclo cerrado Que cuenta con un ciclo de retroalimentación y un mecanismo de control. Un sistema así puede controlar sus salidas haciendo ajustes a sus entradas.

Control gerencial

La gerencia recibe información que describe las salidas del sistema. Muchos informes gerenciales incluyen este tipo de información: volumen de producción, costos de distribución, análisis de ventas, etc. Puesto que el propósito principal de la compañía es producir algún tipo de salidas, una medida de las salidas forma parte integral del control del sistema.

Un ejemplo de informes de salidas de un sistema es por ejemplo, un informe de ventas de productos en rápido movimiento. El informe dirige la atención del gerente hacia los productos que se están vendiendo mejor. El gerente determina entonces por qué esos productos se están vendiendo bien y usa sus hallazgos para incrementar las ventas de otros productos.

La retroalimentación de salidas es valiosa para el gerente, pero éste debe conocer también la situación de las entradas y de los procesos de transformación. Por ejemplo, el gerente desea información que describa tanto qué tan bien los proveedores están satisfaciendo las necesidades de la compañía en cuanto a materiales de entrada, como la eficiencia de producción de la operación de manufactura.

El análisis de proveedores es informe acerca de las entradas al sistema. Este análisis de un proveedores compara los proveedores de un tipo específico de materia prima en términos de precio, entrega y calidad. Un comprador del departamento de compras podría solicitar un informe de este tipo antes de decidir quién será el siguiente proveedor.

Un informe sobre la situación del procesamiento de transformación puede informar a la gerencia. Un gerente de producción desea conocer los detalles de un trabajo específico que se está realizando. El gerente introduce el número de un trabajo en una terminal y la computadora exhibe la información. El gerente ve que el trabajo está en el paso 4, en el departamento 410, que el paso se inició el 8 de octubre a las 10:15 A.M., y que el trabajo deberá completarse para el 14 de octubre a las 9:30 A.M. este ejemplo ilustra cómo el sistema conceptual puede mantener al gerente actualizado respecto a la situación del sistema físico.